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鬼人事クマさんのブログ

御社の社畜を探します!採ります!育てます!

5W1Hを甘く見るな!

10年前の自分へ

※「10年前の自分へ」というカテゴリは、10年前の自分に対して、今の自分が送るメッセージです。当時私は大学新卒で大企業に入社したての頃でした。


3日位しかなかった新人研修を経て、会社の中でようやく落ち着きを得ていた頃だな!

会社に慣れた、なんて事は言えないと思うが、変な緊張感は大分薄らいできたか??

そうだ、思ったより仕事って「キチンとやってない」なんて事を悟った頃だと思う。


ところでお前は新人研修で何を学んだ?

3日しかなかったが、それでも3日間はあったんだ。

何を学んだ??

。。。

。。。

。。。

5W1H。 ほうぅ

。。。

。。。

。。。


・・・ん、それだけか?


さすが、吸収も早いが消費も早い(覚えも良いが、すぐ忘れる)と総務部長にして言わしめた新入社員代表だな!その傾向は35位まで順調に続いているゾ!

まぁいい。

5W1Hってなんだか分かるか?

なぜ・いつ・どこで・だれが(だれに)・なにを・どのように

のことだな。いわゆるホウレンソウの基本だな!


だが、この「ホウレンソウの基本」を忠実にやれている社会人はほとんど居ない。
むしろ、忠実にやれている社会人は今まで2人しか知り合いに居なかった。


これから先も5W1Hは事あるごとに聞くだろうし、お前も来年(!)からマナー講師としてその片鱗を後輩40人に教えることになる。

だから、この際しっかり覚えておけ!

本当の5W1Hをな!!

一番大事なのは いつ・だれに・どのように だ

5W1Hには順序がある。

それは When,Who(Whom),How だ

これらの内、1つでもヌケたら致命傷決定だ。逆を返せば、この3つさえ覚えておけばなんとかなる。

去年と同じ書類を作成してくれと頼まれたとしよう。

なぜ:来月の会議に配布資料として使う
いつ:今週中
どこで:オフィス内
だれが:自分
だれに:主任
何を:書類A
どのように:共有フォルダ内の「書類A」を、Excelで更新し、メール送信

ここで、When(やwhy)を聞き落とすと仕事としてヤバい状況になる。

どこで:オフィス内
だれが:自分
だれに:主任
何を:書類A
どのように:共有フォルダ内の「書類A」を、Excelで更新し、メール送信

自分のペースでマッタリ仕事をする子君、する子ちゃんの出来上がりだ!

先輩に「今日で4日めだけどそろそろ出来た?」とか言われて慌てて残業して間に合わせるようになるぞ!

仕事に慣れてくれば、仕事の連関が見えてくるようになりWhenは自ずとわかってくる事もあるが、新人のうちは絶対にWhenは落とすな!!!*1


あと、少し慣れてくると意外にもWhomを落とすことがあるから気をつけろ!

なぜ:来月の会議に配布資料として使う
いつ:今週中
どこで:オフィス内
だれが:自分
何を:書類A
どのように:共有フォルダ内の「書類A」を、Excelで更新し、メール送信

業務完了報告を怠る君、怠るちゃんの出来上がりだ!

出張から帰ってきた先輩に「書類作成完了しました。」と報告したら「あれ?メール送ってくれた?」と聞き返されて青ざめる君になるぞ。

最終的に成果物を誰に渡すのか。これをしっかり認識する事が「Whomの把握」に含まれているのだ。

ちなみに、Whomが業務を指示した先輩Aではなくて、先輩Bの可能性も高い。その場合には、先輩Aが不在時に先輩Bに助けを求められるし、先輩Bに予め成果物を確認してもらったうえで先輩Aに完了報告でもスマートだな!

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というわけで、When,Who(Whom),How は絶対に抑えろ!

そしてそれが出来たら次だ!

なぜ が抜けている社会人が多すぎる(優秀な社員になるための分岐点)

お前が一生平社員で、誰からも尊敬もされないがさして大きなプレッシャーも受けない。

リストラに怯えて、上司に逆らわず、楽しみはアフターファイブと土日の酒。

給料は極めて安いが、質素に暮らそうと思えば何とか行ける。

そんなダメダメ社員になりたくないのなら、仕事中「なぜ?」を自問し続けろ!

どういうことか。

書類作成を依頼されたとしよう。

なぜ:来月の会議に配布資料として使う
いつ:今週中
どこで:オフィス内
だれが:自分
だれに:主任
何を:書類A
どのように:共有フォルダ内の「書類A」を、Excelで更新し、メール送信

この場合、「来月の会議に配布資料として使う」が「なぜ?」に当たる。
だから、仕事中ず~~~~~~っと「来月の会議に配布資料」と頭の中で反芻しとけ

反芻することによって、何が起こるのか?
実は、改善策や工夫を思い付くようになるんだ。しかも、「来月の会議に配布資料」という目的に沿った


「来月の会議に配布資料」と念仏のようにブツブツ唱えていると、きっとお前は気になるだろう。

「来月の会議ってナニ??」と。
「誰が何を決めるの?主題はなに?」と。
「誰がこの資料を読むの?」と。
「パワポで映すの?紙に印刷するの?」と。

すると、自然とそういった情報を仕入れるはずだ。先輩に聞くなり、回覧文書を見るなり、社内掲示板を閲覧するなり。
そうして仕入れた情報を基に「書類A」を更新すると、全く情報を仕入れなかった場合に比べて格段に見やすさが違ってくる。

「今週中に共有フォルダ内の「書類A」を、Excelで更新し、オレにメール送信しといて」

と先輩に言われた場合と

来月の支店長会議で“離職率の増加と対策”についてオレが支店長に発表することになった。大会議室でパワポで30分で発表するから、字は大きめで難しい計算式は省いて。今週中に共有フォルダ内の「書類A」を、Excelで更新し、オレにメール送信しといて」

と言われた場合とでは、「書類A」の出来は全然違うだろ?

だから、お前が「なぜ?」を繰り返すことによって、青字の部分の情報を自力で得て、補強して、書類作りに活かしていくんだ。


ちなみに、付け足すだけじゃなくて、無駄な業務・本質から外れた業務を発見し、差し引く事にも「なぜ?」「なぜ?」念仏は使える!

“離職率の増加と対策”なのに“離職率に歯止めが掛かった場合の利点”に大きなウェイトを割いても仕方ないだろう。「なぜ?」「なぜ?」念仏を唱えていると、それに気がつけるんだ。

立場上業務を差し引く事は出来ないと思うが、無駄な業務・本質から外れた業務を発見する能力はこの先、あらゆる職域でメチャクチャクチャクチャ大切だ!

なぜならお前の仕事内容は7割以上が無駄で出来ているからだ!(←マジ)まぁ私の仕事内容も同じようなもんだろう。

最終的には なぜ しか分からなくなる

「 なぜ が抜けている社会人が多すぎる」事を1項を割いて説明したが、そこには理由があるんだ。

社会人は偉くなればなるほど「なぜ?」しか情報が与えられなくなり、かつ、それも抽象的になるんだ。

だから、「なぜ?」に敏感になって、「なぜ?」から「いつ」「だれに」「どのように」が組み立てられないといけないんだ。そうしないと出世できないんだ。

職位を考えてみるとわかりやすい。こんな感じだ。

代表取締役:過疎地でも患者が一流の医療を受けられる仕組みを作る
取締役:過疎地と一流の医療を結びつけるシステムを提供する(他本部では、法的バックアップ、等)
部長:一流の医療システムを構築する(他部では、連携するシステムを提供する、等)
課長:カルテデータのデータベース化(他課では、執刀医のモデリング、等)
係長:請求書データのデータベース化(他係では、投与薬剤のデータベース化、等)
主任:健康保険適用請求書データのデータベース化
係:健康保険適用請求書データのフォーム作成

代表取締役の「なぜ?」は「いつ」「だれに」「どのように」の自由度が高い=難易度が高い。
係の「なぜ?」は「いつ」「だれに」「どのように」がある程度限られている=難易度が低い。


俳句も5・7・5や季語を入れるという制約があるから素人でもある程度出来るのであって、形も自由で季語もこだわらない、しかし見る者を感動させよとなった場合には素人には負荷が大きすぎる。

だから、偉くなろうと思うならば、より難易度の高い、自由度の高い思考にシフトしなければならないのだ。そしてその自由な思考の枠の中で実績を挙げなければダメだ。

そのための地道な練習が「なぜ?」「なぜ?」念仏なのだ。


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原稿用紙10枚分も書きなぐっちゃったな!

けど、お前に伝えたいのは、5W1Hナメンな!だ!


私もまだ5W1Hが出来ているとは言い難い。一生勉強だ。

もしも私の10年後に、今の私に対して説教を垂れるとしたら、きっと同じような事を言うだろう。

それほど、深く、難しいもんだ。


けど、5W1Hを心がけながら仕事をしていると、段々と仕事が楽しくなってくるんだ。

いわゆる成長感が感じられてくるんだ。まぁ自己満足感とも言い換えられるが(笑)

それも合わせてお前に伝えたい。

仕事で感じる自己満もなかなか良いモノだ。

*1:1年回してみて、昨年作成した書類の期限が分からないようでは困るが